Nos conseils 2014 comptabilite erp

Publié le 15 décembre 2013 | par Nathalie Mourlot

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Si votre comptabilité est tenue sur un ERP ou à l’étranger, gare aux contrôles fiscaux informatisés !

Recommandations aux entreprises dont la comptabilité est tenue sur un ERP ou à l’étranger, pour optimiser leur passage – obligatoire –  au contrôle fiscal informatisé.

FRANCOIS CASTAGNET Par François Castagnet, associé chez Denjean & Associés.

A compter de 2014, lors des contrôles fiscaux, les entreprises tenant leurs comptabilités au moyen de systèmes informatisés devront être en mesure de les produire sous forme dématérialisée. Il s’agira de produire un « fichier des écritures comptables » répondant aux obligations françaises « French Gaap ».

Les logiciels comptables ayant « pignon sur rue » en France, en particulier ceux utilisés par les experts comptables, seront en général en mesure de répondre à ces exigences, via leurs modules d’extraction.

Cette exigence s’ajoute à celles, déjà existantes, qui s’appliquent au process courant d’enregistrement des écritures ainsi qu’à la documentation relative aux procédures.

L’extraction du fichier est la nouvelle exigence, mais elle n’est pas la seule

Beaucoup l’ont oublié : les écritures en elles-mêmes doivent déjà répondre aux normes françaises en matière de plan comptable (seules les succursales françaises d’entreprises étrangères en étant finalement dispensées), d’enregistrement séquentiel (individualisation de chaque opération, comportant une écriture et sa date propre, et liste des comptes avec leurs conditions d’utilisation).

Le plan comptable français « PCG » exige également l’utilisation de la langue française.

Attention aux logiciels spécifiques et ERP développés en interne, en particulier lorsque la comptabilité est tenue à l’étranger !

Bien entendu, lorsqu’il s’agit d’un ERP développé en interne, ou à l’aide de modules successifs, en France et par une équipe française, on peut supposer que les obligations françaises seront plus facilement maîtrisées par ces professionnels.

Jusqu’à ce jour, en ce qui concerne les comptabilités tenues à l’étranger, bien que l’enjeu soit important – de graves manquements étant passibles de rejets de comptabilité menant à des taxations d’office -, les vérificateurs français se sont souvent montrés indulgents, du moment que les documents produits et les explications données étaient intelligibles.

Les vérificateurs ont , le plus souvent, accepté que s’ajoutent, à une saisie courante qui n’était pas tenue en normes françaises, des écritures finales et un « mapping » (table de correspondance entre plans comptables) permettant d’aboutir à une présentation française. Or, cette solution pragmatique n’est plus acceptée que pour les seules succursales françaises d’entreprises étrangères.

Dans tous les autres cas, ce qu’attend désormais l’administration fiscale, c’est de récupérer en direct chaque écriture en norme française, et appliquant le Plan Comptable français « PCG ». Car quitte à demander toute l’information d’un système, pourquoi s’arrêter en chemin ?

 Et si votre société procède en interne uniquement à la tenue courante, et fait appel à un expert-comptable pour la préparation de ses états financiers ?

Vous n’êtes pas encore sauvé ! Expliquons-nous.

Depuis 2012, la compilation des comptes, largement inspirée d’une pratique américaine, consiste pour un expert-comptable à utiliser une comptabilité tenue par son client afin de mettre en forme des états financiers conformes à la règlementation française. Elle s’adresse aux entités entrant dans le périmètre de consolidation de groupes audités, et répond à un vrai besoin, en particulier chez les groupes internationaux détenant des filiales en France.

Ce process offre l’avantage d’une grande simplicité. Mais, contrairement à la mission de présentation des comptes, qui peut également s’effectuer à partir d’une comptabilité tenue en interne par l’entreprise, la compilation des comptes laisse à l’entreprise l’entière responsabilité des données qu’elle produit.

En cas de mission de présentation, un expert-comptable vous demandera des garanties sur votre organisation comptable et informatique lors d’une phase d’appréciation.

Donc, dans les deux cas, ce sont vos systèmes  qui doivent être à niveau…

Ce qu’il faut faire dès maintenant 

  • Même dans le cas où votre expert-comptable procède à l’étape finale de compilation ou de présentation, nous vous recommandons de questionner votre fournisseur de logiciel comptable. Demandez-lui de vous confirmer que le logiciel (son module d’extraction) permet la remise au vérificateur du fichier conforme lors d’un contrôle fiscal informatisé mené par l’administration française. Et ce, non seulement au titre de l’année 2013 et des suivantes, mais aussi des années 2012 et 2011, non prescrites en 2014.
  • Si votre logiciel comptable est le fruit d’un développement interne, il faudra solliciter votre équipe informatique, et l’ampleur de la tâche ne doit pas être sous-estimée.
  • Si votre comptabilité est tenue hors de France : nous vous recommandons également de questionner l’équipe comptable sur le respect des règles françaises relatives à la tenue des comptes pour chaque écriture (utilisation du Plan comptable français, chemin de révision préservé à partir d’un grand livre, et documentation des systèmes). L’utilisation de la langue française pouvant être exigée, il est toujours possible de traduire la documentation sur les systèmes et procédures. Gardez cependant à l’esprit que traduire un grand livre tout en l’intégrant à un fichier dématérialisé peut représenter un très gros travail.
  • Si la comptabilité doit aussi être traitée dans un autre référentiel que le référentiel français, pour l’usage du groupe, cherchez à savoir si le logiciel utilisé permet de gérer plusieurs plans comptables en parallèle, et permet d’utiliser des journaux d’écritures spécifiques, générant l’extraction directe de documents au référentiel « French Gaap ».
  • Si la tenue courante est effectuée par un expert-comptable sur son propre logiciel : alors, votre expert-comptable aura la maîtrise de ces sujets ; vous pouvez bien entendu lui demander confirmation que son système satisfait aux nouvelles exigences de l’administration fiscale.

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